Como estruturar um projeto para editais de cultura em 10 passos

Se você quer potencializar ainda mais o seu trabalho cultural, além de abrir um braço de financiamento coletivo recorrente com a APOIA.se, que pode garantir a sustentabilidade mensal do seu trabalho, há uma outra boa indicação de profissionalização na área da cultura, que é começar a inscrever os seus projetos em editais.

O primeiro passo é entender como escrever um projeto cultural. Para isso, vamos detalhar um exemplo prático do sistema Pró-Cultura do RS. É importante que você busque os sistemas de incentivo culturais do seu estado e da sua cidade, pois eles vão apresentar características diferentes.

Passo 1: Leia todo o edital com atenção

A primeira coisa a fazer é ler todo o edital, observando bem o prazo, os critérios de avaliação, as especificidades de valores, a área de atuação e as categorias de inscrição. Depois disso, você vai criar uma ideia ou adequar o seu projeto ao edital, definindo os produtos culturais dele.

O modelo que vamos sugerir abaixo não abarca todos os tipos de editais, cada projeto deve ser feito de acordo com uma leitura criteriosa do edital escolhido. Então este é um exemplo apenas.

Cada edital define seus prazos, fases e cronograma. No FAC-RS, depois da inscrição, você passa por 3 fases: habilitação, que valida a documentação solicitada no certame; classificação, no qual todos projetos que fizeram nota acima de 60 pontos recebem uma pontuação e um ordenamento; e contemplação, a última fase, em que são escolhidos os projetos que serão beneficiados com os recursos do edital.

Passo 3: Definindo produtos culturais

Produto cultural é aquilo que você vai realizar no seu projeto. São as metas e entregas que você deve fazer e que vai prestar contas sobre elas.

Produtos culturais podem ser eventos, atividades culturais, site, ações artísticas como show, performance, mostra cultural, oficinas formativas, etc. Esses produtos culturais precisam ser realizáveis, quantificáveis, financeiramente viáveis no tempo de execução do projeto e precisam de uma descrição de local, gratuidade ou cobrança de ingresso ou via de arrecadação para doação e para quem se referem.

Exemplo:

Três apresentações do espetáculo X em três cidades da região, sendo:: 01 em Porto Alegre, 01 em Santa Maria e 01 em Santiago, com transmissão ao vivo pela internet e sessões abertas e gratuitas para a comunidade.

Uma oficina de teatro para público escolar a partir de 13 anos para escolas públicas e particulares das cidades de Santa Maria e Santiago.

Um site com registro oficial de todo projeto aberto a qualquer pessoa na internet.

Passo 4: Apresentação

Aqui, o texto precisa ser assertivo e sucinto: um parágrafo deve ser suficiente para resumir todo o projeto. Na apresentação, você detalha de forma clara o tipo do projeto (montagem/circulação/residência), o quê vai fazer, o total de atividades, o seu objetivo, os locais, a duração e o que você vai oferecer para as pessoas em termos de democratização e acessibilidade ou contrapartidas, além de quantas pessoas quer atingir (público-alvo).

Exemplo:

O projeto NOME DO PROJETO é uma circulação do espetáculo X, por Z cidades, com duração X, visando a promoção e o compartilhamento do espetáculo que promove a diversidade cultural feminina no RS. As atividades serão gratuitas ou a valores acessíveis a qualquer pessoa interessada. Além disso, faremos 01 oficina voltada para escolas e 01 site de transparência do projeto. Com as ações, o projeto busca atingir 1000 pessoas de forma direta e 5000 pessoas de maneira indireta, via ações digitais.

Passo 5: Justificativa e resultados

Justifique o seu projeto tomando como referência os critérios que serão pontuados, tais como: adequação aos objetivos específicos; planejamento do projeto; mérito e relevância cultural; originalidade, inovação e criatividade das ações propostas; perspectiva de estímulo ao desenvolvimento das cadeias produtivas da cultura, de competências criativas e a formação de mercados para a cultura; a relação custo-benefício do projeto apresentado; as ações propostas de democratização do acesso, de estímulo à fruição de bens e serviços culturais, de acessibilidade, de inclusão de grupos vulneráveis e/ou de desenvolvimento da cultura digital.

Veja uma estrutura de justificativa:

• 1º parágrafo: proposta do projeto;
• 2º e 3 º parágrafo: desenvolver o conteúdo do projeto;
• 4º parágrafo: importância/relevância do projeto;
• 5º parágrafo: objetivos do projeto;
• 6º parágrafo: contrapartida do projeto; democratização e acessibilidade do projeto;
• 7º parágrafo: frase sobre planejamento e exequibilidade do projeto; custo benefício do projeto;
• 8º parágrafo: arrematar retomando o conceito do projeto e concluindo.

Os resultados esperados são consequências ou colheitas do que você deseja com suas ações, não é o que você necessariamente vai realizar, mas sim o que você espera conseguir com as metas que previu.

Exemplo: Se você vai realizar uma oficina de teatro, um resultado esperado no campo simbólico pode ser contribuir no incentivo à formação de jovens atores. Um resultado social pode ser transformar o cenário social da comunidade que vai receber a ação com arte. Já um resultado econômico pode ser a contratação de pessoas da área cultural ou da comunidade em questão.

Passo 6: Cronograma

O plano de trabalho precisa conter os períodos de Pré-produção, Produção, Divulgação e Pós Produção e conter o total de meses de trabalho. Não esqueça de prever junto com a produção o período de divulgação do projeto, que precisa de no mínimo três meses para ser bem executado. O cronograma pode ser feito em itens.

Exemplo de cronograma simplificado de 6 meses para circulação de espetáculo:

Pré-produção

(Mês 1 e 2)

• Contratação de equipe - primeiros pagamentos;
• Reunião de projeto;
• Logística de transporte;
• Coleta de apoios;
• Criação da identidade visual;
• Contratação de fornecedores;
• Contato com ministrantes e artistas;
• Ensaios para as apresentações.

Produção

(Mês 3 e 4)

• Produção do espetáculo em POA (RS);
• Produção do espetáculo em Santa Maria e Santiago (RS).

Divulgação - 3 meses concomitantes ao período de produção

(Mês 2 e 3)

Metas e estratégias de divulgação:

• Divulgar na mídia de Porto Alegre e Grande Porto Alegre;
• Criação das peças de divulgação;
• Criação do perfil no Facebook e atualizações de conteúdo durante a realização do projeto;
• Confecção do material de imprensa e peças de divulgação;
• Distribuição de panfletos e cartazes das apresentações;
• Criação de releases relativos às diferentes etapas do projeto;
• Distribuição deste material nos departamentos de imprensa de Porto Alegre e Grande Porto Alegre (jornais, rádios, TVs);
• Envio de material de divulgação (releases e notas) para os meios eletrônicos (sites, blogs, portais);
• Envio de notas exclusivas para colunistas de jornais e revistas;
• Entrega de peças gráficas para a imprensa;
• Contatos com a imprensa segmentada (revistas, sites e jornais de bairro).

(Mês 4)

• Agenda de entrevistas elaborada conforme solicitação dos veículos de comunicação para os profissionais envolvidos;
• Acompanhamento da assessoria de imprensa para TVs.

Pós produção - 02 meses

(Mês 5 e 6)

• Coleta de documentos;
• Relatório de atividades;
• Pagamento final de equipe, técnicos e contador;
• Finalização do projeto.

Passo 7: Dicas essenciais para seu orçamento

O orçamento vai depender muito do projeto e custo com a equipe, e fornecedores, além de alimentação, transporte, equipamentos e materiais, caso seja necessário.

Sua equipe precisa trabalhar em boas condições, então, nos dias em que houver evento, se a pessoa for trabalhar mais do que 4h, um lanche vai bem, né? Se for uma diária, preveja almoço e janta. E água, muita água disponível! Outra coisa, a menos que seja uma combinação de grupo, ninguém deve tirar do seu cachê nenhum custo, muito menos de transporte. :)

Dicas importantes:

• Nomes das rubricas: verbas (valor que você vai utilizar para um custo); cachê (pagamento de equipe); serviço (pagamento de fornecedor);
• Preveja quantidade de pessoas e ocorrência (quantidade de vezes que a pessoa vai fazer algo);
• Sempre prever custos com contador, impostos, direitos autorais, impostos;
• Sempre observar valores circulantes locais de acordo com cada cidade, pois custos de alimentação, hospedagem e transporte variam muito;
• Busque apoiadores locais que queiram alocar o logo no seu projeto em troca de divulgação;
• Gastos com gasolina - ver o valor atual da gasolina, observar as distâncias, um carro econômico faz 15km/l na estrada e 8km/l em trânsito interno e fazer uma regra de 3 prevendo km totais;
• Sempre adicione deslocamentos de ida e volta de rodoviárias ou das pessoas aos locais de trabalho; ou mais 30km rodados internos para você ter uma margem, caso a gasolina inflacione. Um cálculo mais geral e menos preciso é: 1 real por km, pois pode dar sobra de valor nessa rubrica;
• Gastos com alimentação - para RS - diárias de R$ 80,00/pessoa para almoço e janta ou 120,00/dia nos dias que houver eventos;
• Camarim - é sempre bom ter lanche (biscoitos e café ou sanduíches e frutas) e água. Sempre pergunte se alguém tem alguma alergia antes de comprar itens.

Passo 8: Equipe, currículos e portfólio: o que não pode faltar?

A definição da equipe vai depender muito de cada projeto, mas todos os projetos precisam necessariamente ter uma direção ou coordenação; produtor(a) ou equipe de produção; uma equipe de divulgação com assessoria de imprensa, mídias sociais e designer; um contador; uma pessoa de gerenciamento ou de administração, que pode ser também seu coordenador geral, caso tenha experiência em prestação de contas.

O melhor é sempre investir em pessoas profissionais e experientes, a fim de aprender com elas, ensinando outras pessoas mais jovens ou menos experientes. Além da equipe artística integrante.

Dica de ouro: sempre apresente bons currículos, premiações e portfólios com clipagem (materiais de imprensa) que mostrem a credibilidade do seu trabalho. Ainda não tem clipagem? Faça um portfólio bem lindo com fotos e links de vídeos.

Passo 9: Prestação de contas

Nunca fez gerenciamento de projetos? Contrate um profissional da área. Uma pessoa que tem experiência vai poder ajudar e orientar da forma mais fácil e correta possível.

No FAC-RS a prestação de contas é dividida em duas partes: uma entregue ao setor de prestação de contas, que é um relatório de atividades com uma descrição detalhada, visual, com links do que você executou, trazendo dados e informações que comprovam a realização do projeto e sua divulgação; e outra parte financeira e administrativa, que é da sua empresa, você não precisa entregar, mas precisa ter, caso te peçam. Ela é constituída por notas, recibos e declarações. Guarde por 4 anos essa documentação, mesmo após a homologação do projeto. :)

Dica:

No Pró Cultura você apresenta um documento de Plano de Trabalho em que você diz como vai ser a forma de comprovação. Simplifique a sua prestação de contas alocando como comprovação apenas itens visuais de fotos e trechos de vídeos.

Passo 10: Esteja atento para as datas dos próximos editais!

Busque sites e mantenha uma rotina de pesquisas na internet com termos chave como "editais" e "editais de cultura + sua cidade ou estado" para não perder oportunidades de inscrever os seus projetos e concorrer aos recursos. Os sites Prosas e Cultura e Mercado são alguns dos que mantém uma lista atualizada dos editais de cultura com chamamentos abertos por todo o país.